AkuWinOffice 4.9

1.Was bedeutet GoBD?
GoBD ist die Abkürzung für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.
 
Die GoBD hat folgende Vorschriften am 01.01.2015 abgelöst:
GDPdU: „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom 01.01.2001.
GoBS: „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem vom 01.11.1995.

 

2.Der Rechtscharakter der GoBD
Sowohl das Bundesministerium der Finanzen (BMF) als auch die Finanzverwaltungen der Länder haben im Lauf der Zeit die Notwendigkeit von einheitlichen Regelungen zur Führung von Daten in elektronischer Form erkannt. Die GoBD soll hierfür ein einheitliches Regelwerk darstellen. In zunehmendem Maße werden Aufzeichnungen digital erfasst und gespeichert. Dokumente in Papierform werden gescannt, damit sie in Datenverarbeitungssystemen archiviert werden können. Daraus ergeben sich neue Anforderungen an den Datenzugriff, und den Datenschutz für die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

 

3.Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD betreffen alle Unternehmer in Deutschland, die Software-Systeme und Prozesse nutzen, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben.
 
Obwohl in erster Linie eine Buchhaltungssoftware (Hauptbuchführungssystem) zu den Steuerrelevanten Daten zählt, gelten diese Regelungen auch für Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme, wie AkuWinOffice.
 
Auch sind Zeiterfassung, Kasse, Taxameter und viele andere Systeme von der GoBD betroffen, in denen steuerrelevante Vorfälle erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden (GoBD Punkt 1.11 BMF 14-11-2014).
 
Da die GoBD „steuerrelevante Informationen“ nicht eindeutig definiert, muss davon ausgegangen werden, dass alle Belege, Aufzeichnungen und elektronischen Vorgänge, die in irgendeiner Weise in der Buchführung zu finden sind, einschließlich Schnittstellen, historischen Daten und Verfahrensweisen, damit gemeint sind.

 

4.GoBD Punkt 2 Verantwortlichkeit
"Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich".

 

5.Das Wichtigste der GoBD: Datensicherheit und –unveränderbarkeit
Im Vordergrund der GoBD bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung im Sinne der Finanzbehörden stehen Datensicherheit (Schutz vor Verlust und unberechtigtem Zugriff) und der Datenunveränderbarkeit (Daten dürfen nicht verändert, überschrieben oder ersetzt werden, ohne dass es entsprechend protokolliert wird).

 

6.GoBD Konformität von Software (Zertifizierung)
Als Kunde sind Sie daran interessiert, dass der Hersteller einer Software die Konformität mit den GoBD garantiert und/oder die Software zertifiziert ist. Das BMF hat jedoch Zertifizierungen und Testate ausdrücklich ausgeschlossen (GoBD Punkt 12 BMF 14-11-2014). Das BMF erkennt keinerlei Zertifizierungen an und führt auch selbst keine durch. Daher haben Garantien zur GoBD-Konformität keinerlei Aussagekraft und gegenüber dem BMF keine Bindungswirkung.
 
Aus den vorgenannten Gründen können wir keine Garantien auf Konformität zu den GoBD geben.

 

7.Welche Maßnahmen zur Unterstützung der GoBD werden in AkuWinOffice angewendet?
 

7.1.GoBD Punkt 3.2.1 Vollständigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
Absatz 36: „Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen“
 
AkuWinOffice vergibt automatisch fortlaufende Nummern für Belege (Barkassenbelege und Rechnungen), Kassenbuchungen und Kassenabschlüsse sowie Warenbewegungen (Wareneingänge und -ausgänge) in jeweils getrennten Nummernkreisen. Eine Doppelvergabe der jeweiligen Nummer ist nicht möglich.

 

7.2.GoBD Punkt 3.2.5 Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB)
Die Unveränderbarkeit von steuerrelevanten Daten wird in AkuWinOffice durch folgendes Vorgehen gewährleistet:
 

•Kassenbuchungen können nicht gelöscht oder bearbeitet werden (Korrekturen sind nur durch Storno-Funktionen möglich).

•Kassenabschlüsse können nicht gelöscht werden.

•Belege (Barkasse und Rechnungen) können nicht gelöscht werden (Korrekturen sind mit Hilfe der Storno-Funktion möglich).

•Bei Warenbewegungen (nur Lieferung, Eingang und Versandeingang), lässt sich die einmal gesetzte Quittierung nicht widerrufen und somit die Warenbewegung nicht mehr löschen. Korrekturen müssen über neue Warenbewegungen erfolgen.

•Inventuren lassen sich nach dem endgültigen Abschluss (Festschreiben) nicht mehr weiter bearbeiten oder löschen. Der Abschluss kann nicht rückgängig gemacht werden.
 

7.3.GoBD Punkt 11.1 Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO
Grundsätzlich muss ein Unternehmen das Finanzamt bei einer Außenprüfung unterstützen.

 

7.4.Das Finanzamt hat das Recht auf unmittelbaren, nur lesenden Zugriff auf Ihr System.
Hierbei müssen Sie dem Betriebsprüfer direkten Zugriff auf Ihr System vor Ort einräumen. Sie sollten hierfür eine separate Benutzergruppe mit entsprechenden Zugriffsbeschränkungen zur Verfügung stellen.

 

7.5.Das Finanzamt kann von Ihnen verlangen, Daten in bestimmter Weise aufzubereiten und mit nur lesendem Datenzugriff zur Verfügung zu stellen (mittelbarer Datenzugriff).
 
Hierbei müssen Sie einem vom Finanzamt beauftragten Dritten direkten Zugriff auf Ihr System vor Ort einräumen, der die Daten für einen nur lesenden Zugriff für das Finanzamt aufbereitet. Auch hier sollten Sie eine separate Benutzergruppe mit entsprechenden Zugriffsbeschränkungen zur Verfügung stellen.

 

7.6.Das Finanzamt hat auch das Recht auf Datenüberlassung und kann verlangen, dass Sie Ihre Daten als Ausdruck oder per Datenträger zur Verfügung stellen.
 
Für die Bereitstellung der elektronischen steuerrelevanten Daten stellt AkuWinOffice den GoBD-Export zur Verfügung.
 

8.Wir empfehlen Ihnen in Bezug auf AkuWinOffice zusätzlich folgendes Vorgehen:
 

8.1.Belege archivieren
Belege (Rechnungen, Barkassenbelege) sollten Sie zusätzlich archivieren, da sich nachgedruckte Dokumente ändern können, wenn Sie z.B. das zugrundeliegende Drucklayout verändern:
 
Manuell: Klicken Sie im Dialog Drucken auf den Button Archivieren.
Automatisch: Nur in Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem DocFarm®. Aktivieren Sie in den Einstellungen der entsprechenden Drucklayouts die Option für DocFarm.
 

8.2.Tägliche Kassenabschlüsse
Lt. § 146 AO Abs. 1 (Abgabenordnung - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) sollen Sie Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten. Daher sollten Sie im Idealfall auch täglich einen Kassenabschluss erstellen.

 

8.3.GoBD Punkt 6 Internes Kontrollsystem (IKS)
Absatz 100: „Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten.“
 
In AkuWinOffice sollten Sie daher mit verschiedenen Benutzergruppen arbeiten, die entsprechend der Funktion der Mitarbeiter verschiedene Zugriffsbeschränkungen beinhalten.

 

8.4.GoBD Punkt 7 Datensicherheit
Absatz 103: „Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.“
 
Stellen Sie außerdem sicher, dass regelmäßig eine funktionierende Datensicherung erstellt wird und nur berechtigte Personen auf den Speicherort zugreifen können.

 

8.5.Fachgerechte Beratung
Setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater für eine ergänzende sachkundige Beratung in Verbindung. Ihr Steuerberater wird Sie darüber aufklären was Sie, unabhängig von AkuWinOffice, noch bedenken müssen.

 

 

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