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AkuWinOffice 4.9

Version: 4.9

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SMS versenden

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sms  Sie haben die Möglichkeit Ihren Kunden direkt aus AkuWinOffice SMS zu senden. Sie können SMS aus den Stammdaten des Kunden oder direkt aus dem Termin im Kalender (z.B. Terminbestätigungen) versenden.

 

achtungUm die SMS-Funktion nutzen zu können, müssen Sie in den Stammdaten Ihres Mandanten zunächst einen SMS-Service-Provider einrichten.

 

Um Ihrem Kunden eine SMS zu senden, gehen Sie zunächst wie folgt vor:

 

Variante 1 - SMS-Versand aus dem Kundenstamm starten

Öffnen Sie über »Stammdaten«//»Kunden« einen Kunden zur Bearbeitung.

Stellen Sie sicher, dass Sie im Feld Telefon (Mobil) eine gültige Mobil-Telefonnummer hinterlegt haben.

Klicken Sie im Feld Telefon (Mobil) rechts auf das SMS-Symbol btn_sms.

 

Variante 2 - SMS-Versand aus dem Kunden-Termin starten

Öffnen Sie im Kalender einen Termin zur Bearbeitung.

Klicken Sie im Dialog Termin bearbeiten auf den Button SMS versenden.

 

 

Dialog SMS versenden

 

sms_versenden

 

Bildschirmbereich Mobiltelefon:

Nummer: Die Mobil-Telefonnummer aus dem Feld Telefon (Mobil) wird aus den Stammdaten des Kunden übernommen. Sie können an dieser Stelle die Nummer noch ändern. Die Nummer wird jedoch nicht in die Stammdaten des Kunden übernommen.

 

Bildschirmbereich SMS-Text:

Hier schreiben Sie Ihre SMS-Mitteilung an den Kunden.

Unterhalb des Text-Feldes werden die Zeichen bzw. die Anzahl der SMS berechnet:

oBestimmte Sonderzeichen müssen entsprechend dem SMS-Standard als 2 Zeichen gezählt werden (z.B. das Euro-Symbol €).

oEine einzelne normale SMS kann 160 Zeichen enthalten. Beim Versand einer längeren SMS, wird die SMS in mehrere SMS aufgeteilt. Dabei enthält jede SMS nur noch 152 Zeichen.

oJe nach SMS-Service-Anbieter und Tarif, kann die maximale Länge einer SMS unterschiedlich sein. AkuWinOffice meldet ggf. das Erreichen der maximalen Länge einer SMS.

Sie können Textbausteine für den SMS-Text verwenden. Zum Einfügen eines Textbausteins klicken Sie auf den entsprechenden Button am rechten Bildschirmrand btn_textbaustein.

 

tipSie können bei den Einstellungen für Textbausteine eine Termin-SMS-Standardvorlage auswählen. Dies Standardvorlage wird beim Öffnen des Dialogs SMS versenden im Termin-Dialog automatisch übernommen.

 

Außerdem können Sie mit Hilfe des Buttons Feld einfügen Platzhalter für Adressdaten des Kunden, bzw. des angemeldeten Mandanten und Termine einfügen. Die Platzhalter werden mit spitzen Klammern (<<Platzhalter>>) in Ihre SMS-Vorlage eingefügt.

 

Textbaustein

Textbaustein

 

Ergebnis im SMS-Dialog

Ergebnis im SMS-Dialog

 

Wenn ein oder mehrere Platzhalter nicht von AkuWinOffice ersetzt werden können (z.B. wollen Sie den Geburtstag des Kunden in der SMS verwenden, der Geburtstag ist beim Kunden aber noch gar nicht eingetragen worden) werden Sie beim Einfügen einer SMS-Vorlage darauf hingewiesen, so dass Sie Ihren fertigen SMS-Text noch einmal überprüfen können.

 

achtungBei der Verwendung von Termin-Platzhaltern in einer SMS-Vorlage ist folgendes zu beachten:

 

Wenn Sie eine SMS aus dem Termin-Dialog heraus versenden, werden die Daten des aktuell geöffneten Termins verwendet.

 

Wenn Sie eine SMS aus dem Kundenstamm versenden, werden für die Termin-Platzhalter die Daten des nächsten Termins des Kunden (sofern vorhanden)verwendet.

 

 

Bildschirmbereich Versandzeitpunkt:

Sofort: Standard-Einstellung.

Zeitversetzt: Wählen Sie diese Option, können Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand durch den SMS-Service-Provider bestimmen. Sofern Sie einen Zeitpunkt in der Vergangenheit wählen, versendet der SMS-Service-Provider die SMS ebenfalls sofort.

 

hinweisBeim SMS-Versand aus einem Termin heraus sind folgende Berechnungsgrundlagen für den zeitversetzten Versandzeitpunkt möglich:

1 Stunde vor dem Termin

2 Stunden vor dem Termin

1 Tag vor dem Termin

2 Tage vor dem Termin

Fester Wochentag und Uhrzeit vor dem Termin (z.B. Samstag um 20:00 Uhr)

Individuell (hierbei wird die aktuelle Uhrzeit, auf 15 Minuten aufgerundet, vorgegeben)

 

Die berechnete Uhrzeit wird jeweils (außer bei Individuell) 15 Minuten abgerundet (z.B. von 14:10 Uhr auf 14:00 Uhr) vorgegeben.

 

Wird der SMS-Versand z.B. aus dem Kundenstamm initiiert, steht als zeitversetzte Option nur Individuell zur Verfügung.

 

Bei allen Möglichkeiten kann der Versandzeitpunkt manuell weiterhin geändert werden.

 

 

Button SMS versenden:

Klicken Sie auf diesen Button um die fertige SMS zu versenden.

Die versandte SMS wird protokolliert. Das SMS-Protokoll ist über die Stammdaten des Kunden aufrufbar. Klicken Sie dazu auf den Button SMS-Protokoll btn_sms_protokoll.

Nach jedem Versand werden Ihnen, soweit verfügbar, Informationen zum verbleibenden Guthaben angezeigt.

 

hinweisJe nach dem wie schnell der SMS-Server des Providers die SMS bearbeitet, kann es vorkommen, dass der Guthaben-Saldo nicht ganz aktuell ist, da dies direkt nach dem Versand abgefragt wird. Somit handelt es sich hierbei um eine ca. Angabe.