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AkuWinOffice 4.9

Version: 4.9

Navigation: AkuWinClient > Einstellungen

Vorlage/Textbaustein bearbeiten

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ico_vorlagen  Die Erstellung/Bearbeitung von Vorlagen und Textbausteinen erfolgt nach demselben Prinzip:

 

Aus dem Hauptmenü wählen Sie »Einstellungen«//»Vorlagenverwaltung« bzw. »Textbausteinverwaltung«.

Bei Textbausteinen wählen Sie dann zunächst den gewünschten Ordner Dokument, Anpassung, Bestellvorschlag oder SMS aus.

Bei Dokumenten wählen Sie dann noch die passende Kategorie Allgemein, Kunde, Praxis, Versicherung oder Lieferant.

Öffnen Sie nun eine vorhandene Vorlage/einen Textbaustein zur Bearbeitung oder erstellen Sie es neu.

Es öffnet sich daraufhin der AkuWin NG Editor.

 

Der AkuWin NG Editor beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die Sie aus einem normalen Textverarbeitungsprogramm kennen.

 

Zusätzlich zu den normalen Textverarbeitungsfunktionen finden Sie bei Dokument-Vorlagen am rechten Bildschirmrand Platzhalter für Kunden-, Arztpraxis-, Versicherungs- und Lieferantspezifische Daten, die Sie in Ihren Vorlagen und Textbausteinen verwenden können. Diese Platzhalter werden dann bei der eigentlichen Dokumenterstellung z.B. aus dem Kunden heraus durch die richtigen Daten ersetzt.

 

Daten/Datenquelle:

 

ng_editor_datenfeld

 

Rechts oben finden Sie den Bereich Daten. Hier können Sie aus einer Vielzahl von Platzhaltern auswählen. Sie können mit den Laschen am linken Rand die Kategorien wechseln:

System: Datum/Uhrzeit, Druckdatum/-Uhrzeit, Seite, Seitenzahl

Arbeitsmandant: Alle Daten betreffend des angemeldeten Mandanten.

Kunde: Kontakt- und sonstige Daten des Kunden.

Hauptversicherter: Kontaktdaten des in den Kundenstammdaten hinterlegten Hauptversicherten.

Hörgerät R/L: Die aktuelle Hörgeräteversorgung.

Otoplastik R/L: Die aktuellen Otoplastiken.

Praxis: Kontaktdaten der Praxis.

Arzt: Kontaktdaten des Arztes.

Kostenträger: Kontaktdaten der Versicherung.

Geschäftsstelle: Kontaktdaten der Geschäftsstelle.

 

Sie können auf der Lasche Datenquelle Kunden, Arztpraxen, Versicherungen und Geschäftsstellen zur Anzeige auswählen. Der ausgewählte Kunde usw. wird nicht in der Vorlage/dem Textbaustein gespeichert und dient lediglich zur beispielhaften Anzeige der Daten aus dem Kunden-, Arztpraxen-, Versicherungs- und Lieferantenstammdaten.

 

Textbausteine:

 

ng_editor_textbausteine

 

Sie können zur Erzeugung Ihrer Vorlage auch bereits vorhandene Textbausteine nutzen.

 

Wenn Sie einen Textbaustein mit der Maus auswählen, wird im Vorschau-Feld (sofern das Häkchen Vorschau gesetzt ist) der Inhalt des Textbausteins angezeigt. Es kann sich hierbei um frei formulierten Text, als auch um weitere Platzhalter handeln.

 

Vorlage/Textbaustein erzeugen:

Es gibt mehrere Vorgehensweisen eine Vorlage/einen Textbaustein zu erzeugen:

Sie können zunächst das komplette Dokument schreiben und hinterher an den entsprechenden Stellen Platzhalter einfügen.

Alternativ fügen Sie die Platzhalter während des Schreibens immer dann ein, wenn Sie einen benötigen.

Sie haben auch die Möglichkeit einen fertigen Text in den AkuWin NG Editor zu importieren:

oKlicken Sie dazu im Menü »Datei« auf »Öffnen« und wählen Sie ein Textdokument aus (welches Sie z.B. zuvor in einer anderen Textverarbeitung geschrieben haben).

Sie können Dokumente in den Formaten .rtf (formatierter Text), .txt (unformatierter Text) und .html (Internetseite) importieren.

oFügen Sie dann die Platzhalter nachträglich ein.

 

Platzhalter einfügen

Setzen Sie mit der Maus den blinkenden Cursor an die Stelle im Dokument, wo Sie etwas einfügen möchten.

Klicken Sie dann in der Daten-Liste am rechten Bildschirmrand den Platzhalter den Sie gern einfügen möchten doppelt an, oder markieren Sie diesen und klicken Sie auf den Button Einfügen.

Es erscheint daraufhin an der betreffenden Stelle der in eckigen Klammern dargestellte Platzhalter (z.B. «Kunde.Nachname»)

 

Textbaustein einfügen

Setzen Sie mit der Maus den blinkenden Cursor an die Stelle im Dokument, wo Sie etwas einfügen möchten.

Klicken Sie dann in der Textbausteine-Liste am rechten Bildschirmrand den Textbaustein den Sie gern einfügen möchten doppelt an, oder markieren Sie diesen und klicken Sie auf den Button Einfügen.

Es erscheint daraufhin an der betreffenden Stelle der Inhalt des Textbaustein, der sowohl aus frei formuliertem Text als auch weiteren Platzhaltern bestehen kann.

 

Ankreuzfelder einfügen

Sie können zum Erstellen von Multiple-Choice-Dokumenten Ankreuzfelder einfügen (besonders geeignet für die Anamnese!).

Setzen Sie dazu den Cursor mit der Maus an die gewünschte Stelle im Dokument und klicken Sie dann im Menü »Einfügen«//»Ankreuzfeld«.

Es erscheint ein entsprechendes Kästchen.

 

Eingabefeld einfügen

Eingabefelder können ebenfalls für das einfach Ausfüllen von Dokumenten genutzt werden.

Fügen Sie an der gewünschten Stelle im Dokument über das Menü »Einfügen«//»Eingabefeld« das Eingabefeld ein.

Klicken Sie dann das Feld mit der linken Maustaste noch einmal an und Ändern Sie dann ggf. den vorgegeben Text. (Sie sollten auf jeden Fall ein paar Leerzeichen im Textfeld belassen, damit das Eingabefeld beim späteren Ausfüllen gut erkennbar ist.)

 

Dokument schützen

Um ein Formular vor unbeabsichtigter Änderung zu schützen und lediglich das Ausfüllen von Eingabefeldern und Ankreuzfeldern zu erlauben, können Sie die Vorlage schützen.

Klicken Sie dazu im Menü des AkuWin NG Editors auf »Datei«//»Dokument geschützt« (Es erscheint ein Häkchen neben dem Menüpunkt).

Sie können über den selben Menüpunkt den Schutz wieder aufheben.

 

hinweisBeim Erstellen einer Vorlage/eines Textbausteins werden Platzhalter bedingt durch die Variablenbezeichnung ggf. viel länger dargestellt als für den Inhalt (z.B. bei einer Postleitzahl) notwendig.

 

Es kann daher passieren, dass in der Vorlage nicht alles ganz genau so dargestellt wird, wie später beim Erstellen des eigentlichen Dokuments, bzw. beim Druck des Dokuments, da zu diesem Zeitpunkt die Platzhalter durch die eigentlichen Daten des Kunden usw. ersetzt werden.

 

Um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, prüfen Sie bitte Ihre neu erstellten Vorlagen bei einem Kunden.

 

 

Besonderheiten bei Textbausteinen für einen Bestellvorschlag oder SMS:

Textbausteine für Bestellvorschläge und SMS sind in Ihrer Funktionalität eingeschränkt, da diese nicht direkt gedruckt werden können.

Wenn Sie für eine dieser beiden Typen einen neuen Textbaustein anlegen oder bearbeiten, ist der AkuWinOffice Editor in seiner Funktionalität eingeschränkt.

Sie können lediglich normalen Text ohne Formatierung schreiben.

 

tipSie können bei den Einstellungen für Textbausteine eine Termin-SMS-Standardvorlage auswählen. Dies Standardvorlage wird beim Öffnen des Dialogs SMS versenden im Termin-Dialog automatisch übernommen.

 

Außerdem können Sie mit Hilfe des Buttons Feld einfügen Platzhalter für Adressdaten des Kunden, bzw. des angemeldeten Mandanten und Termine einfügen. Die Platzhalter werden mit spitzen Klammern (<<Platzhalter>>) in Ihre SMS-Vorlage eingefügt.

 

Textbaustein

Textbaustein

 

Ergebnis im SMS-Dialog

Ergebnis im SMS-Dialog

 

Wenn ein oder mehrere Platzhalter nicht von AkuWinOffice ersetzt werden können (z.B. wollen Sie den Geburtstag des Kunden in der SMS verwenden, der Geburtstag ist beim Kunden aber noch gar nicht eingetragen worden) werden Sie beim Einfügen einer SMS-Vorlage darauf hingewiesen, so dass Sie Ihren fertigen SMS-Text noch einmal überprüfen können.

 

achtungBei der Verwendung von Termin-Platzhaltern in einer SMS-Vorlage ist folgendes zu beachten:

 

Wenn Sie eine SMS aus dem Termin-Dialog heraus versenden, werden die Daten des aktuell geöffneten Termins verwendet.

 

Wenn Sie eine SMS aus dem Kundenstamm versenden, werden für die Termin-Platzhalter die Daten des nächsten Termins des Kunden (sofern vorhanden)verwendet.