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Am 25. Mai 2018 tritt die neue europäische Datenschutz-Grundverordung (DSGVO) in Kraft, die den Datenschutz in der EU vereinheitlicht. Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick, was Sie dabei für AkuWinOffice beachten müssen, denn sobald Sie personenbezogene Daten in AkuWinOffice eingeben, sind Sie lt. DSGVO automatisch der Datenverantwortliche.
Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet werden können, oder diese Zuordnung zumindest mittelbar erfolgen kann (z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Augenfarbe). Daneben existieren noch besondere Arten personenbezogener Daten, die besonders schutzwürdig sind (z.B. Gesundheitsdaten, Religion, ethnische Herkunft, Bankdaten) und einer besonderen Sorgfalt unterliegen.
In AkuWinOffice können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
•Allgemeine Personendaten (Name, Geburtsdatum und Alter, Anschrift, etc.) •Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Handy, Fax etc.) •Bankverbindung (IBAN) •Versichertendaten (Versichertennummer und Status, Krankenkasse, Angaben zur Zuzahlungsbefreiung etc.) •Gesundheitsdaten (Verordnung, verordnete Hilfsmittel, Anamnese, Messungen etc.) |
•Versicherungen (Kontakt 1 und 2) •Lieferanten (Kontaktperson 1 und 2) •Arztpraxis (Arzt, Helfer 1 bis 3) •Mandanten / Unternehmen (Filialleiter) |
Auftragsverarbeiter sind natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Datenverantwortlichen verarbeiten. Wenn Sie also personenbezogene Daten an einen Dritten übermitteln oder Zugriff gewähren, ist dieser ein Auftragsverarbeiter. Daher müssen Sie mit jedem Auftragsverarbeiter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen.
Für AkuWinOffice müssen Sie ggf. folgende Auftragsverarbeiter berücksichtigen:
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•Zugriffskontrolle: •Berechtigungskonzept: •Allgemeines IT-Sicherheitskonzept: oVerschlüsselte Datenübertragung (z.B. VPN oder Datenverschlüsselung in AkuWinOffice), wenn Sie einen eigenen externen Server verwenden. oVerschlüsselte Datensicherung oKennwortrichtlinien und automatische Sperrbildschirme für Arbeitsplatz-PC's. |
•Informationsrecht: oInformation an den Datengeber: oEinwilligung für Werbung: oData-Logging - Patienteninformation und Data-Logging - Einwilligungserklärung: •Auskunftsrecht und Datenübertragbarkeit: oDrucken Sie das Dokument Auskunfterteilung (DSGVO) (Kundenstamm): oWeiterhin können Sie bei Bedarf weitere Dokumente (z.B. Anpassbericht, Anamnese, Servicevertrag etc.) ausdrucken und dem Kunden zur Verfügung stellen. oDiese Dokumente können Sie auch über die Druckvorschau als PDF-Datei speichern und dem Kunden ggf. per E-Mail zur Verfügung stellen. oHinweis: Gemäß DSGVO müssen Sie die Auskunft unverzüglich, jedoch spätestens innerhalb eines Monats erteilen. Sie sollten beim Kunden die erteilte Auskunft auch dokumentieren (z.B. in den Notizen). •Widerspruchsrecht: •Löschrecht: oPrüfen Sie bitte zunächst aus Ihrer eigenen Sicht, ob die Löschung schon möglich ist. Möglicherweise gibt es Belange, die in AkuWinOffice nicht erfasst sind. oIst die Löschung aus Ihrer Sicht möglich nutzen Sie die Löschfunktion in der Kundenliste für den betreffenden Kunden.
oWenn die Löschung aus Ihrer Sicht noch nicht möglich ist, informieren Sie den Kunden darüber, dass Sie aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und -fristen, der Bitte derzeit noch nicht nachkommen können. |
•Grundsätzlich sollten Sie so wenig personenbezogene Daten wie möglich speichern (Datenminimierung). Datenfelder, die Sie wahrscheinlich nie verwenden werden und auch nicht für die Versorgung notwendig sind (z.B Faxnummer), können Sie auch frei lassen. •Vermeiden Sie die Verwendung von personenbezogenen Daten in Dokumentvorlagen und Drucklayouts, die Sie an Dritte weitergeben (z.B. Otoplastik Labor-Bestellung, Hörgeräte-Reparaturaufträge) - verwenden Sie stattdessen nur die Kunden- oder Auftrags-Nummer. •Sie können die Übergabe von Kundendaten an Noah einschränken (Voraussetzung für die Einschränkung ist AkuWinOffice 4.1 und Noah 4.7). •Neben den oben bereits aufgeführten Speicherorten für personenbezogene Daten, haben Sie ggf. auch in anderen Datenfeldern (Notizfelder, Bemerkungsfelder, etc.) personenbezogene Daten eingegeben, welche somit ebenfalls sensibel behandelt werden müssen. •Grundsätzlich sollten Ihre Kunden Ihren Bildschirm nicht einsehen können. In jedem Fall sollten Sie in den Einstellungen von AkuWinOffice die Option Kundenliste beim Bearbeiten eines Kunden ausblenden aktivieren, damit der aktuelle Kunde Ihre Kundenliste nicht einsehen kann. |